C 57 ¿Como crear una tabla de datos en Access?
Para crear una tabla de datos
tenemos que hacer clic en la pestaña Crear para visualizar sus opciones. En el
marco Tablas podremos seleccionar estas opciones:
El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos,
consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que
introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.
Vista diseño es el método que detallaremos en
esta unidad didáctica
Plantillas de tabla crea una tabla de entre un
listado que tiene predefinido, abre una tabla de este tipo y sólo tendrás que
rellenarla con sus datos.
Listas de SharePoint consiste en crear un
objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrás compartir los
datos almacenados en la lista o tabla con otras personans con acceso al mismo
sitio.
Explicaremos a continuación la
forma de crear una tabla en vista diseño. Este método consiste en definir la
estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta
tendrá y otras consideraciones como claves, etc...
Otra forma rápida de llegar a
la vista Diseño es seleccionando la vista desde la pestaña Hoja de datos, o haciendo
clic en el botón de Vista de Diseño en la barra de estado:
Aparecerá la vista de Diseño de la tabla:
En la pestaña tenemos el
nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la tabla, Access
le ha asignado un nombre por defecto Tabla1).
A continuación tenemos la
rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una
línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla
definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente.
En la parte inferior tenemos a
la izquierda dos pestañas (General y Búsqueda) para definir propiedades del
campo es decir características adicionales de la columna que estamos
definiendo.
Y a la derecha tenemos un
recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que
hacer, por ejemplo en este nomento el cursor se encuentra en la primera fila de
la rejilla en la columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho
Access nos indica que el nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.
Crear una tabla de
datos
Vamos rellenando la rejilla definiendo cada una de las
columnas que compondrá la tabla:
En la primera fila escribir el
nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por
defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si queremos cambiar de tipo de datos,
hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir otro
tipo.
Observa como una vez tengamos
algún tipo de dato en la segunda columna, la parte inferior de la ventana, la
correspondiente a Propiedades del campo se activa para poder indicar más
características del campo
La clave principal
Antes de guardar la tabla
tendremos que asignar una clave principal.
La clave principal proporciona
un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de
registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de
equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una
clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un
campo.
Para asignar una clave
principal a un campo, seguir los siguientes pasos:
Hacer clic sobre el nombre del
campo que será clave principal.
Hacer clic sobre el botón
Clave principal en el marco Herramientas de la pestaña Diseño.
A la izquierda del nombre del
campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de
la tabla.
Si queremos definir una clave
principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultáneamente
la tecla Ctrl y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos
hacer clic en el botón anterior.
Importante: Recordar que un
campo o combinación de campos que forman la clave principal de una tabla no
puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el
mismo valor en el campo/s clave principal.
Para guardar una tabla,
podemos:
Ir al Botón de Office y elegir la opción
Guardar.
O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido.
Propiedades de los campos
Introducción
Cada campo de una tabla
dispone de una serie de características que proporcionan un control adicional
sobre la forma de funcionar del campo.
Las propiedades aparecen en la
parte inferior izquierda de la vista Diseño de tabla cuando tenemos un campo
seleccionado.
Las propiedades se agrupan en
dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las características generales
del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores
válidos para el campo, esta última pestaña está explicada en el tema 3 junto
con el asistente de búsqueda.
Las propiedades de la pestaña
General pueden cambiar para un tipo de dato u otro mientras que las propiedades
de la pestaña Búsqueda cambian según el tipo de control asociado al campo.
Hay que tener en cuenta que si
se modifican las propiedades de un campo después de haber introducido datos en
él se pueden perder estos datos introducidos.
Tamaño del campo
Para los campos Texto, esta propiedad
determina el número máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo.
Siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo de 255.
Para los campos Numérico, las opciones son:
Byte (equivalente a un carácter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.
Entero para valores enteros
comprendidos entre -32.768 y 32.767.
Entero largo para valores
enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.
Simple para la introducción de
valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos,
y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.
Doble para valores
comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores
negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores
positivos.
Id. de réplica se utiliza para
claves autonuméricas en bases réplicas.
Decimal para almacenar valores
comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y
números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb)
Los campos Autonumérico son Entero largo.
A los demás tipos de datos no
se les puede especificar tamaño.
Formato del campo
Esta propiedad se utiliza para
personalizar la forma de presentar los datos en pantalla o en un informe.
Se puede establecer para todos
los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumérico.
Para los campos Numérico y Moneda, las
opciones son:
Número general: presenta los números tal como fueron introducidos.
Moneda: presenta los valores introducidos con el separador de
millares y el símbolo monetario asignado en Windows como puede ser €.
Euro: utiliza el formato de moneda, con el símbolo del euro.
Fijo: presenta los valores sin separador de millares.
Estándar: presenta los valores con separador de millares.
Porcentaje: multiplica el valor por 100 y añade el signo de
porcentaje (%).
Científico: presenta el número con notación científica.
Los campos Fecha/Hora tienen los siguientes
formatos:
Fecha general: si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna
hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es
una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93,
05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.
Fecha larga: se visualiza la fecha con el día de la semana y el mes
completo. Ejemplo: Lunes 21 de agosto de
2000.
Fecha mediana: presenta el mes con los tres primeros caracteres.
Ejemplo: 21-Ago-2000.
Fecha corta: se presenta la fecha con dos dígitos para el día, mes
y año. Ejemplo: 01/08/00.
El formato Fecha corta asume
que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas
comprendidas entre los años 2000 y el 2029 y las fechas comprendidas entre el
1/1/30 y el 31/12/99 pertenecen al intervalo de años entre 1930 y 1999.
Hora larga: presenta la hora con el formato normal. Ejemplo:
17:35:20.
Hora mediana: presenta la hora con formato PM o AM. Ejemplo: 5:35
PM.
Hora corta presenta la hora
sin los segundos. Ejemplo: 17:35.
Los campos Sí/No disponen de los formatos
predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado.
Sí, Verdadero y Activado son
equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y Desactivado.
Nota: El control predeterminado para un dato Sí/No es la casilla de
verificación por lo que en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo
aparecen como una casilla de verificación y no se ve el efecto de la propiedad
formato. Si queremos ver el efecto tenemos que cambiar el control
predeterminado en la pestaña Búsqueda de las propiedades del campo, en la
propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto como te mostramos a
continuación.
Los campos Texto y
Memo no disponen de formatos predefinidos, para los campos Texto se tendrían
que crear formatos personalizados.
Propiedades de los campos
Valor predeterminado
El valor predeterminado es el
valor que se almacenará automáticamente en el campo si no introducimos ningún
valor. Se suele emplear cuando se sabe que un determinado campo va a tener la
mayoría de las veces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o
especificar cuál va a ser ese valor y así que se introduzca automáticamente en
el campo a la hora de introducir los datos de la tabla.
Por ejemplo si tenemos la
tabla Clientes con el campo Provincia y la mayoría de clientes son de la
provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor
predeterminado del campo Provincia y así a la hora de introducir los diferentes
clientes, automáticamente aparecerá el valor Valencia y no lo tendremos que
teclear.
Se puede utilizar esta
propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el
Autonumérico.
Regla de validación
Esta propiedad nos permite
controlar la entrada de datos según el criterio que se especifique. Hay que
escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que
sea introducido correctamente.
Por ejemplo si queremos que un
valor introducido esté comprendido entre 100 y 2000, se puede especificar en
esta propiedad >=100 Y <=2000.
Para formar la condición
puedes utilizar el generador de expresiones como te explicamos en la secuencia
animada.
Se puede utilizar esta
propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el
Autonumérico.
Texto de validación
En esta propiedad escribiremos
el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un
valor que no cumple la regla de validación especificada en la propiedad
anterior.
Debe ser un mensaje para que
la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el porqué
de su error y pueda solucionarlo.
Se puede utilizar esta
propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el
Autonumérico.
Requerido
Si queremos que un campo se
rellene obligatoriamente tendremos que asignar a esta propiedad el valor Sí, en
caso contrario el valor será el de No.
Se puede utilizar esta
propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y el
Autonumérico.
Permitir longitud cero
Los campos Memo y Texto
cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores
de cadena que no contengan caracteres o estén vacíos.
Indexado
Se utiliza esta propiedad para
establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las consultas
basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las
operaciones de ordenación y agrupación.
Por ejemplo, si buscas
empleados basándose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un índice sobre
este campo para hacer más rápida la búsqueda.
Esta propiedad dispone de tres
valores:
No: Sin índice.
Sí (con duplicados): Cuando se
asigna un índice al campo y además admite valores duplicados (dos filas con el
mismo valor en el campo).
